Assistant de Direction - Mairie de Nevers H/F - 58

Assistant de direction (H/F) placé(e) sous la responsabilité de la cheffe de service du Secrétariat des Elus

Placé(e) sous la responsabilité de la cheffe de service du Secrétariat des Elus, vous aurez pour missions :
Assurer la transversalité des missions du secrétariat des élus-polyvalence-continuité du service public.
Gestion du portefeuille des élus
* Gérer l'agenda des élus
* Caler les RDV et demander les notes auprès des services (via onglet Interventions)
* Assurer le lien entre élus/services et élus/usagers
* Gérer les boites mail (à la demande de l'élu)
Suivi de dossiers et présence en réunions
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Assister à des réunions pour prise de notes
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Gestion des représentations
* Assurer la présence d'élus dans les réunions, instances et événements
* Préparation du dossier support en lien avec les directions
* Faire lien et réponse à l'organisateur
Gestion des notes
* Assurer le suivi des notes, veiller au respect du délai et relancer le cas échéant
* Former le service à l'outil utilisé
Gestion des salles
* Traiter les demandes de réservations de salles par les élus et les services
Soutien à la directrice de cabinet en charge de la communication
* Caler les rendez-vous presse/élus/services et informer les acteurs concernés
* Assister dans certaines tâches administratives
Médiateur
* Etre le référent du médiateur
* Frapper les courriers à sa demande
* Prendre ses RDV

Instances municipales (bureau municipal et conseil municipal) et loge USON par alternance
* Etablir les procurations des élus absents du portefeuille et les transmettre au service conseil municipal
* Caler les points et préparations CM aux agendas
* S'assurer que les instances municipales ne se déroulent pas en même temps que les instances agglo
* Etablir l'état de présence des élus et le transmettre en amont au directeur de Cabinet
* Bureau municipal : présence, prise de notes, comptes rendus
* Conseil municipal : participer aux réunions préparatoires et assurer la présence au conseil municipal
* Assurer une présence en loge à l'USON
V½ux
* Préparer les parapheurs de v½ux à soumettre au Maire
* Envoi des cartes de v½ux papier et dématérialisées