Assistant Administratif et Financier H/F - 58

Missions principales :

Au sein des services techniques, vous êtes chargée d'assister le Responsable dans le cadre des missions liées à la gestion administrative et financière des différents services placés sous son autorité : services techniques, personnels scolaires et entretien des bâtiments.

Vos principales missions sont :
- Aide à l'élaboration et au suivi du budget des services en lien avec le service financier ;
- Gestion et suivi des demandes les devis auprès des entreprises, et effectuer les relances si nécessaires (notamment en termes de facturation) ;
- Gestion et suivi des démarches administratives de renégociation des contrats en lien avec la Direction générale ;
- Gestion et suivi des courriers et mails liés aux services ;
- Elaboration des plannings d'activités et de travaux ;
- Gestion des plannings des RTT, congés et astreintes ;
- Gestion et suivi des formations et habilitations en lien avec le service RH ;
- Gestion des archives des services ;
- Rendre compte de ses activités et de l'avancement des dossiers ;
- Soutien si nécessaire aux services supports en Mairie (finances, DG).

Compétences attendues :

Savoirs :
- Connaitre le fonctionnement d'une collectivité ;
- Maîtrise de l'outil informatique (Internet, Word, Excel.) ;
- Connaissances des règles en matière de marchés publics / de mise en concurrence

Savoir-faire :
- Disposer de qualités rédactionnelles ;
- Capacité à utiliser les outils informatiques courants : Outlook, Dotelec (logiciel de gestion du courrier), Word et Excel ;
- Capacité à assurer un suivi financier et à établir des tableaux de bord liés à la gestion administrative des activités et travaux ;
- Capacité à prendre en charge les procédures de mises en concurrence : capacité à appréhender les dossiers / contrats, formalisation des besoins, application des règles des marchés publics.
- Capacité à échanger et collaborer efficacement avec les autres services (finances, RH, DG) ;
- Capacité à organiser la gestion administrative et financière du service de façon structurée, tant au niveau des dossiers que sur le serveur interne ;

- Savoir organiser son travail et définir des priorités, en fonction des consignes écrites ou verbales ;
- Capacité à gérer les archives du service.

Savoir-être
- Avoir le sens du service public ;
- Avoir le sens du travail en équipe ;
- Faire preuve d'une grande rigueur et de précision ;
- Savoir être autonome dans l'organisation du travail ;
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs ;
- Être tenu au respect du secret professionnel et au devoir de réserve.