Agent Polyvalent du Service Administratif - Mairie d'Avanton H/F - 58

Agent polyvalent du service administratif en charge de l'accueil des administrés, sous l'autorité directe de la secrétaire générale de mairie

I- Missions :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Secrétariat
- Elections
- Etat civil, population
- Urbanisme, voirie,
- Communication,
- Gestion des salles,
- Aide comptable en fonctionnement,
- Accompagnement et remplacement de la collègue

II - Activités :

Gestion de l'accueil : réceptionner les demandes des usagers et y donner suite (recensement militaire, inscription liste électorale, tri sélectif, urbanisme, inscriptions scolaires, renseignements et formulaires administratifs divers...)
Responsable de la gestion des flux de courrier :
- Enregistrement et traitement du courrier départ et arrivée, enregistrement des mails arrivés (diffusion, distribution, traitement selon attributions et suivi)
- Traitement des messages électroniques de la collectivité (enregistrement, diffusion, suivi, traitement selon attribution)
Gestion des élections (préparation commissions électorales, préparation des élections, gestion de la liste électorale...)
Gestion de l'état civil et de la population : reconnaissances, naissances, mariages, décès, recensement de la population
Gestion du cimetière et des demandes de concessions
Réception, traitement et suivi des demandes d'urbanisme et d'autorisation de voirie : responsable du traitement et du suivi des demandes d'autorisation d'urbanisme et du lien avec le service instructeur.
Gestion des locations et utilisations des salles communales, réalisation des états des lieux en cas d'empêchement de l'élu d'astreinte les jours et heures ouvrés.
Communication (site internet, panneaux lumineux, citykomi, facebook)
Aide à la gestion comptable en section de fonctionnement
Tenue et mise à jour du guide de procédures
Archivage
Accompagnement et prendre le relais en cas d'absence de l'autre adjoint administratif sur ses missions.