1 Assistant Médico-Administratif sur les Missions d'Adjoint au Coordinateur Secrétariats Médicaux H/F - 58

Mission principale: Le titulaire du poste assure, en lien étroit avec la coordinatrice des secrétariats médicaux, la gestion opérationnelle de l'organisation du travail et du temps de travail des secrétariats médicaux. Il/elle apporte un appui quotidien à la coordinatrice pour garantir la continuité de l'activité, la bonne organisation des secrétariats et la circulation des informations.

Activités principales: Le titulaire du poste agit en appui opérationnel auprès de la Coordinatrice et n'exerce pas de responsabilité hiérarchique sur les secrétaires médicales.

Organisation opérationnelle:

- Établir les plannings des secrétariats médicaux sous la responsabilité de la coordinatrice,

- Assurer le suivi des badgeages et le contrôle des horaires de travail sous la responsabilité de la coordinatrice,

- Suivre l'absentéisme et organiser les remplacements ou les ajustements en fonction des priorités de service sous la responsabilité de la coordinatrice,

- Gérer et assurer le suivi des situations courantes (difficultés ponctuelles, demandes des équipes, ajustements organisationnels, etc.),

- Suivre certains indicateurs d'activité des secrétariats médicaux et en rendre compte à la coordinatrice,

- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des supports, fiches d'émargement...),

- Rédiger les comptes rendus de réunion.

Appui aux équipes des secrétariats médicaux:

- Accompagner les secrétaires médicales dans l'organisation quotidienne de l'activité,

- Transmettre les consignes et les procédures institutionnelles,

- Identifier et faire remonter à la coordinatrice les besoins en formation ou en accompagnement,

- Rendre compte à la coordinatrice des situations nécessitant un arbitrage,

- Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux arrivants et stagiaires (présentation du fonctionnement du service, organisation du poste, ouverture des accès), en lien avec le secrétariat d'accueil et la coordinatrice.

Contribution au pilotage:

- Contribuer à l'amélioration de l'organisation et des pratiques des secrétariats médicaux,

- Participer aux projets transversaux validés par la coordinatrice.