Assistant Administratif H/F - Greta 58

Le GRETA 58 recherche un(e) assistant(e) pour assurer diverses missions.

Gestion administrative des personnels :
Assure le suivi des contrats des formateurs occasionnels et des formateurs prestataires de service,
Assure la saisie des heures des formateurs (Excel),
Suit l'état d'avancement des contrats et renseigne les outils de suivi,
Prépare les variables de paie,
Traite les frais de déplacements,

Peut assurer le remplacement du responsable administratif dans ses missions relatives à la paye et sur des tâches de gestion administrative du personnel :
Assure le suivi des contrats des personnels permanents en lien avec le Rectorat,
Assure la déclaration des accidents du travail pour les personnels permanents,
Assure la gestion des congés et des autorisations d'absence,
Renseigne les enquêtes RH,
Réalise diverses attestations le cas échéant (attestations employeur, certificats de travail, déclarations d'accident du travail.).

Gestion des matériels et équipements en lien avec le responsable administratif :
Traite les demandes d'achat, organise les consultations et assure la réception des commandes,
Participe au suivi des matériels et équipements (inventaire) et à l'organisation des opérations de maintenance,
Assure la gestion des différents travaux d'entretien en lien avec l'agent de service et de maintenance,
Est l'interlocuteur des personnels sur les problèmes matériels quotidiens,

Assure le suivi du personnel d'entretien .

Participe aux groupes de travail qualité et aux réunions de service et de fonctionnement.

Collabore à la mise en place d'une politique de prévention des risques et d'amélioration des conditions de travail.

Assure l'accueil physique et téléphonique du GRETA (Environ 2 jours par semaine).

Les horaires sont classiques et modulables sauf pour les journées consacrées à l'accueil (8h15 - 12h ; 13h - 17 h). Durée hebdomadaire de 35h à 39h avec RTT. Semaine réalisée sur 9 demi-journées. Temps de travail annuel 1607 heures). Le télétravail est impossible.

Il est demandé de connaître Office 365 et une bonne maîtrise d'Excel dont l'utilisation de tableaux croisés dynamiques. On pourra compléter le niveau de compétences par des formations internes.

Compétences spécifiques :
La discrétion et le respect de la confidentialité des informations,
Une grande capacité d'adaptation et d'évaluation des priorités,
Le travail en équipe,
La capacité d'organiser et de respecter les échéances,

Déplacements très occasionnels sur le département et en particulier à Cosne sur Loire.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Coordonner l'activité d'une équipe,Définir des besoins en approvisionnement,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser le traitement des commandes,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

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