Assistant Administratif en Agence Architecture H/F - Arkedif

L'atelier ARKEDIF recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour un poste à pourvoir en CDI, temps complet, à partir du 01/09/2026.

Missions principales :

1. Gestion administrative et organisation de l'agence

- Assurer l'accueil et l'interface entre l'agence et ses interlocuteurs / accueil physique et téléphonique (gestion du standard)
- Travaux de secrétariat courant, rédaction de courriers et courriels, gestion des emails, suivi administratif courant de l'agence
- Assurer la diffusion des informations aux parties prenantes des projets (internes et externes) à l'aide des canaux de communication dédiés
- Gestion du courrier, classement et archivage (papier et numérique)
- Participer à la cohésion interne de l'agence et à la diffusion d'informations sociales
- Gestion du temps de travail du personnel : congés / RTT, absences...
- Suivi pour renouvellement / résiliation des différents contrats avec les prestataires selon décision de sa supérieure hiérarchique
- Gestion des commandes et livraisons diverses / approvisionnement des consommables (remplacement consommables sur photocopieur...)
- Réception et envoi de courriers (machine à affranchir le courrier)
- 2. Suivi administratif des projets
- Création, gestion et mise à jour des dossiers de projets
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs
- Suivi des pièces contractuelles et réglementaires
- 3. Marchés publics - Candidatures & suivi
- Réaliser une veille des appels d'offres
- Aide à la préparation des dossiers de candidatures aux marchés publics :
- constitution et mise à jour des pièces administratives
- Collecte / montage et complétude des dossiers de candidatures et d'offres
- Préparation des dossiers de réponse (volet administratif)
- Gestion des plateformes de dématérialisation
- Mise en forme et vérification de la conformité des dossiers avant dépôt
- Suivi administratif à chaque phase des consultations (lancement, question/réponse, notification, attribution)
- 4. Marchés publics notifiés & Chorus Pro
- Suivi administratif des marchés publics attribués :
- Actes d'Engagement, OS, avenants, pièces contractuelles
- Gestion de la facturation MOE sur Chorus Pro :
- dépôt / validation et suivi des factures
- gestion des rejets et corrections
- suivi des délais de paiement
- 5. Gestion financière & facturation
- Émission et suivi des factures clients (privés et publics)
- Suivi des honoraires par projet
- Relances clients
- Préparation des éléments comptables nécessaires au cabinet d'expertise comptable externe à l'agence

Profil recherché

Compétences :

- Formation en assistanat administratif, technique, gestion ou équivalent :

Bac +2 / Bac +3 : BTS Secrétariat / BTS SAM / Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA),

Bachelor en management, administration, gestion...

- Expérience minimum 3 ans et significative en secrétariat / assistanat administratif et technique (agence d'architecture / MOEX ou maîtrise d'ouvrage / bureaux d'études ou d'ingénierie / entreprise générale de bâtiment TCE)
- Expérience indispensable en procédures de marchés publics (appel d'offres/candidatures / suivi / Chorus Pro)
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PDF, Outlook...et la plateforme Chorus Pro)
- Excellent niveau en Français à l'écrit comme à l'oral, capacité rédactionnelle
- Aisance relationnelle et goût du travail en équipe

Qualités personnelles :

- Organisation, méthode, rigueur et sens du détail
- Réactivité, capacité d'adaptation et de gestion des priorités, autonomie et fiabilité
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Bon relationnel, esprit d'équipe
- Bonne aisance rédactionnelle, orthographe irréprochable, très bon niveau de syntaxe

Salaire et avantages :

- Rémunération adaptée au profil, à l'expérience, la compétence et l'autonomie.
- CDI - 37 h/hebdo + RTT

Candidature :

- Le recrutement se fera uniquement sur réception CV + lettre de candidature par mail.

L'Atelier ARKEDIF est une agence d'architecture composée de 5 salariés et une gérante/Architecte DE-HMONP et engagée dans la conception et la réalisation de projets architecturaux exigeants, alliant qualité constructive, maîtrise économique et sens du détail.

L'agence intervient sur des projets variés (logements / tertiaire / équipements / industrie...), principalement en marchés publics, d'où la nécessité de maîtriser impérativement les différentes étapes et procédures de ceux-ci.

• Outlook
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Rédaction de courriers