Secrétaire de Site - CDD - Conseil Departemental de la Nievre H/F - Conseils départementaux

Missions principales du poste :
- Accueil téléphonique et physique des usagers
- Accueil des mineurs non accompagnés (MNA)
- Accueillir informer et orienter
- Assurer le traitement administratif et le secrétariat des travailleurs médico-sociaux

Description des activités à réaliser pour chaque mission :
- Accueil physique et téléphonique
- Accueil physique des mineurs non accompagnés (MNA)
- Accueillir / Informer / Orienter

SECRÉTARIAT ÉDUCATEURS :
- Réponse et orientation téléphonique
- Appels institutions diverses, familles d'accueil, parents naturels
- Saisie des calendriers visites
- Saisie des rapports signalements - AED (aide éducative à domicile) - JE (juge des enfants)
- Saisie "soit-transmis"
- Prise de rendez-vous
- Archivage

SECRÉTARIAT PMI :
- Réponses et orientations téléphoniques
- Prise de rendez-vous (consultations nourrissons, agrément, naissances, suivi PMI...)
- Saisie des rapports signalements
- Archivage
- Bilan médical / Écoles maternelles
- Organisation des visites (envois courriers directeurs, préparation des plannings, préparation des dossiers individuels, envois des convocations, préparation des pochettes pour le médecin, organisation logistique...)

SECRÉTARIAT ASSISTANTES SOCIALES :
- Prise de rendez-vous
- Frappe des courriers divers, rapports
- Aide à la constitution de dossiers administratifs
- Réponse et orientation téléphonique
- Rédaction de comptes rendus de synthèses

GESTION LOGISTIQUE DU SITE :
- Commandes diverses
- Réservation des bureaux, des véhicules de service
- Gestion des "Petits Travaux"
- GED - GEC

Connaissances théoriques et savoirs faire :
- Niveau requis (niveau d'études souhaité) : Formation en secrétariat

- Formations et qualifications nécessaires : formation administrative
(permis, habilitations, autorisations de conduite nécessaires)

- Connaissances / compétences requises : savoirs : connaissance des institutions partenaires et structures locales, connaissance de la législation médico-sociale, connaissances des procédures, connaissance des missions d'un site et des services centraux, des différents professionnels afin d'orienter au mieux les usagers

- Savoir faire (compétences techniques) : maitrise des outils informatiques, connaissance de IODAS WEB et de la procédure de saisine des CLCF

Savoir être / posture professionnelle :
Capacité (d'écoute, d'analyse, etc.) :
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d'adaptation
- Discrétion professionnelle,
- Sens de l'écoute
- Polyvalence

Capacité (initiative, prise de responsabilité,...)

- Respect des usagers

• Accueil de la clientèle
• Classement des dossiers
• Capacité d'écoute
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique