1 Adjoint Administratif - Ifsi - Ifas - Ifa H/F - 58

Mission générale: Le titulaire du poste a pour missions :

- De gérer, coordonner et développer le département formation continue des instituts de formation,

- D'assurer et de coordonner la démarche qualité des instituts,

- D'élaborer conjointement avec le directeur et le responsable des formations non universitaires le projet de création d'un CFA,

- De gérer le suivi des apprenants de l'IFA,

- De gérer, pour le directeur, le traitement, la diffusion et le suivi de l'information, des documents et des communications relevant de son domaine,

- De piloter la communication externe des instituts et de développer leur attractivité,

- D'assurer la partie logistique de l'institut (déplacements professionnels, organisation de réunions...).

Activités principales :

- Gérer l'agenda du directeur, prendre les rendez-vous, organiser les déplacements, les réunions, visites, événements,

- Accueillir et informer le public (apprenants, candidats, intervenants...),

- Réceptionner, traiter et suivre les appels téléphoniques, les courriers et les messages électroniques (apprenants, instances, ...),

- Elaborer le projet de création d'un CFA sur le département conjointement avec le directeur et le responsable des formations non universitaires,

- Gérer et coordonner le secrétariat des instances et des réunions de l'IFA : convocation, préparation, accueil, prise de notes, comptes rendus, décisions,

- Gérer les différentes activités de l'IFA et du département de formation continue : accueil, mouvements, accidents du travail et présence des élèves, mises en stage, épreuves des sélection, diplômes d'état dossiers financiers et scolaires, paiement des intervenants, suivi du financement des formations, archivage/classement des documents,

- Réaliser le suivi des activités via des tableaux de bords et des rapports d'activités,

- Assurer la veille réglementaire et superviser le classement et l'archivage des documents,

- Etablir / actualiser, organiser et mettre en oeuvre de processus, procédures, protocoles, modes opératoires dans son domaine,

- Assurer le pilotage de la qualité au niveau administratif en collaboration avec les formateurs dans le cadre de la cellule qualité,

- Assurer le pilotage de la communication externes des instituts et du développement de l'attractivité conjointement avec le directeur et le responsable des formations non universitaires : gestion du site et des réseaux, sourcing, élaboration d'un plan de communication.