Assistant de Gestion du Courrier Dématérialisé Entrant et Sortant H/F - Conseils départementaux

En tant qu'assistant(e) de gestion du courrier entrant et sortant, votre mission principale consiste à faciliter pour l'ensemble des services internes à la collectivité départementale, la circulation, l'accès et le traitement du courrier entrant, ainsi que le classement et l'archivage des documents papiers.

A ce titre, vous prenez en charge les missions suivantes :

- Réception, tri, ventilation du courrier entrant pour tous les services de la collectivité
- Préparation des documents pour la phase de numérisation et mise en lots selon la procédure
- Numérisation des courriers entrants
- Contrôle de la qualité et conformité de la numérisation
- Saisie des données dans le logiciel dédié au traitement du courrier

- Classement et archivage des courriers papiers

- Affranchissement des courriers sortants
- Ventilation des courriers non numérisables (selon liste définie)
- Traitement des parapheurs
- Gestion des colis (réception et envoi) en lien avec la gestionnaire de l'activité logistique

Réception / numérisation du courrier entrant :
- Réception du courrier entrant acheminé par la Poste
- Ouverture des plis entrants
- Ventilation des plis entrants par directions/services
- Préparation des documents et mise en place des séparateurs en amont de la numérisation en masse
- Numérisation des courriers (simple ou par lots)
- Vérification de la qualité de la numérisation
- Enregistrement des données des courriers pour transmission aux destinataires via le logiciel dédié
- Ventilation numérique des courriers selon les workflows définis
- Archivage quotidien des courriers papiers numérisés selon procédure définie pour stockage dans l'espace fermé dédié.
- Vérification de l'aspect sécuritaire de l'espace dédié à l'archivage.

Traitement du courrier non numérisé :
- Dépôt des courriers non numérisables (selon liste établie) dans des bannettes dédiées aux services pour acheminement par l'équipe logistique.

- Alerte le chef de service, la gestionnaire de l'activité courrier de tout dysfonctionnement constaté dans le traitement des courriers.
- Suivi rigoureux de l'organigramme des services et de ses évolutions
- Participation obligatoire aux formations dispensées en lien avec l'activité courrier notamment sur l'utilisation du logiciel courrier.
Courrier sortant :
- Affranchissement du courrier sortant
- Suivi des comptes affranchissements

- Traitement des envois en nombre (lien avec la Poste)

- Vérifie / alerte sur le stocks de fournitures en lien avec la gestionnaire de l'activité courrier

- Capacité à conseiller les services sur les procédures d'envois des courriers et tarifs postaux
- Gestion de la réception et envois de colis en lien avec la gestionnaire de l'activité logistique

- Déplacements occasionnels pour acheminer le courrier à La Poste si nécessaire.
- Permanence téléphonique sur l'activité courrier (selon organisation du service)

- Maitrise de l'outil informatique et aptitudes à l'utilisation d'un logiciel spécifique
- Connaissance du cadre institutionnel, de l'organigramme
- Connaissance des différentes modalités d'envoi du courrier

- Dynamisme
- Aptitude à travailler en équipe
- Rigueur
- Esprit d'analyse et de compréhension
- Discrétion, neutralité, confidentialité, respect du secret professionnel
- Sens de l'écoute et de la communication
- Capacité d'adaptation / réactivité
- Polyvalence

• Ventilation
• Dynamisme
• Contrôle qualité
• Traitement du courrier
• Esprit d'analyse
• Réactivité
• Réalisation d'organigrammes
• Prise de note
• Capacité d’adaptation